Política de privacidad y aviso integral

01 Responsable de los datos

El responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios del servicio esJelfen ([RAZÓN SOCIAL, S.A. de C.V.], [RFC]), con domicilio en [CALLE Y NÚMERO, COLONIA, CÓDIGO POSTAL], Ciudad de México, México. Puedes contactarnos en cualquier momento para consultas relacionadas con este aviso:

En el caso de los datos de pacientes registrados por una clínica, la clínica usuariaes la responsable del tratamiento y Jelfen actúa como encargado del tratamiento, conforme a lo descrito en las secciones 2 y 3.

02 Datos personales que recabamos

Según el tipo de usuario, recabamos los siguientes datos:

• Del personal de la clínica: nombre completo, correo electrónico (verificado), número telefónico, cédula profesional, especialidad, universidad, imagen de perfil, firma digitalizada, datos de sesión (fecha, hora e IP) y su rol dentro de la clínica y sucursales asignadas.
• De la clínica (persona moral o física): razón social o nombre, RFC, país, zona horaria, logotipo, datos de sucursales (dirección, ciudad, estado, código postal, teléfono, correo), membrete, marca de agua y horarios de atención.
• De pacientes (capturados por la clínica): nombre(s) y apellidos, fecha de nacimiento, género, teléfono, correo, domicilio, ocupación, estado civil, contacto de emergencia y alertas médicas, así como los datos clínicos descritos en la sección 3.
• Datos de pago de la suscripción: los datos necesarios para procesar el cobro del plan; los datos de tu tarjeta los maneja directamente la pasarela de pago, no Jelfen.

Tú decides qué datos de pacientes capturar en Jelfen. Como profesional de la salud eres responsable de informar a tus pacientes sobre el tratamiento de sus datos mediante tu propio aviso de privacidad y de obtener su consentimiento, incluido el consentimiento expreso para datos sensibles.

03 Datos sensibles de salud

Los expedientes clínicos contienen datos sensibles: información de salud del paciente, historia clínica, odontograma, notas de evolución, radiografías, fotografías clínicas, formularios de salud y consentimientos informados firmados. Estos datos merecen protección reforzada.

• Se recaban únicamente cuando la clínica los registra como parte de la atención del paciente.
• Su tratamiento se realiza bajo los principios de licitud, consentimiento, información y finalidad que exige la LFPDPPP.
• El acceso a los expedientes está restringido por roles dentro de la clínica; cada miembro solo ve lo que su rol le permite.
• Jelfen procesa estos datos por cuenta de la clínica (encargado del tratamiento) y no los usa para finalidades propias, de marketing o de perfilado.

El consentimiento para datos sensibles debe ser expreso y por escrito. La clínica es responsable de obtenerlo y de conservar la constancia conforme a la NOM-004-SSA3-2012.

04 Finalidades del tratamiento

Finalidades necesarias (sin ellas no podemos darte el servicio):

• Crear y administrar tu cuenta, tu clínica, sus sucursales y los roles de tu equipo.
• Proporcionar los módulos del servicio: expediente clínico, odontograma, consentimientos, formularios, fotografías, planes de tratamiento, agenda y cobros.
• Generar y entregar documentos clínicos en PDF con el membrete de tu clínica.
• Procesar el pago de la suscripción, emitir comprobantes y administrar tu plan.
• Brindar soporte técnico y atender solicitudes de servicio.
• Mantener la seguridad, prevenir el fraude y el abuso, y realizar respaldos.
• Cumplir obligaciones legales y normativas (NOM-004-SSA3-2012 y demás) y atender requerimientos de autoridades competentes.

Finalidades secundarias (opcionales, puedes oponerte a ellas):

• Enviar comunicaciones sobre novedades, consejos de uso y material educativo del servicio.
• Analizar el uso agregado de la plataforma para mejorarla.

Jelfen no realiza envíos publicitarios: los correos que recibes son transaccionales (verificación de cuenta, restablecimiento de contraseña, invitaciones de tu equipo).

05 Retención de datos

• Expedientes clínicos: se conservan al menos 5 años conforme a la NOM-004-SSA3-2012, y durante el tiempo que la ley lo exija.
• Notas de evolución, odontograma, fotografías y consentimientos firmados: son inmutables; no pueden editarse ni eliminarse, en atención a la obligación de conservación del expediente clínico.
• Clínicas que cancelan su plan: el expediente se conserva íntegro en modo archivo (solo lectura), sin costo y sin fecha de borrado, conforme a los Términos y condiciones.
• Clínicas cerradas: los expedientes se conservan al menos 5 años desde el cierre; la purga física posterior se realiza conforme a la normativa aplicable.
• Cuentas de personal: se eliminan al ejercer tu derecho de cancelación o al terminar la relación con la clínica, salvo obligaciones legales de conservación.

06 Transferencias a terceros

Jelfen no vende ni renta tus datos personales. Compartimos información únicamente con terceros que nos ayudan a operar el servicio y que están obligados a tratar tus datos bajo las mismas reglas de confidencialidad:

• Pasarelas de pago (Stripe, EE. UU.): procesamiento de la suscripción y portal de facturación. Jelfen no almacena los datos de tu tarjeta.
• Infraestructura en la nube (Cloudflare R2, EE. UU.): almacenamiento cifrado de expedientes, fotografías, radiografías, firmas y documentos PDF.
• Servicio de correo transaccional (Resend, EE. UU.): envío de los correos del servicio.
• Proveedores de inicio de sesión (Google y Apple, EE. UU.): autenticación de cuenta cuando eliges esa opción.
• Proveedores de base de datos y hosting: operación técnica del servicio.
• Autoridades: cuando la ley, una orden judicial o una autoridad competente lo requiera.

Las transferencias nacionales e internacionales (incluidas las realizadas a los Estados Unidos de América para las finalidades anteriores) se efectúan con tu consentimiento, en términos del artículo 37 de la LFPDPPP, y de conformidad con el Capítulo IV de dicha ley. Puedes solicitar el listado completo de destinatarios escribiendo aprivacidad@jelfen.com.

07 Qué no hacemos con tus datos

• No vendemos ni rentamos datos personales, de pacientes o clínicos, bajo ninguna circunstancia.
• No utilizamos los expedientes clínicos ni los datos de pacientes para publicidad, perfilado comercial o análisis de comportamiento.
• No utilizamos inteligencia artificial para analizar, diagnosticar o tomar decisiones sobre expedientes o tratamientos.
• Los datos de pacientes se procesan únicamente para prestar el servicio contratado por la clínica y cumplir obligaciones legales.

08 Medidas de seguridad

Protegemos los datos con medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para el contexto clínico:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo.
• Almacenamiento en infraestructura privada con acceso mediante enlaces firmados de vigencia limitada; las claves de acceso nunca salen del servidor.
• Autenticación segura (verificación de correo y opción de doble factor) y control de acceso por roles.
• Registro de auditoría con fecha, hora y usuario para cada nota y documento.
• Respaldo automático de la información.
• Capacitación de nuestro equipo en manejo de datos sensibles.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Si detectamos un incidente que comprometa tus datos, te lo notificaremos sin demora injustificada, junto con las acciones tomadas.

09 Tus derechos ARCO

Tienes derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar y Oponerte al tratamiento de tus datos personales. Para ejercerlos, envía una solicitud a privacidad@jelfen.com indicando:

• Tu nombre completo y, si aplica, el de la clínica que representas.
• Los datos de contacto para responderte.
• El derecho que deseas ejercer y una descripción clara de tu solicitud.
• Una copia de una identificación oficial para verificar tu identidad.

Te responderemos en un máximo de 20 días hábiles, prorrogables por 10 días hábiles más cuando la solicitud lo amerite. Si la solicitud procede, la haremos efectiva en 15 días hábiles adicionales, salvo causas previstas en la ley. Para los datos de pacientes registrados en tu clínica, la solicitud debe canalizarse a través de la propia clínica, que es quien los controla.

El derecho de cancelación no procede cuando exista obligación legal de conservar los datos, como la retención del expediente clínico que exige la NOM-004-SSA3-2012 (ver sección 5).

10 Revocación del consentimiento

Puedes revocar tu consentimiento para el tratamiento de tus datos o limitar su uso en cualquier momento. La revocación puede implicar que no podamos seguir ofreciéndote el servicio en su forma actual; en ese caso te lo indicaremos antes de proceder.

Para los expedientes clínicos, la revocación se gestiona con la clínica titular de los datos, y queda sujeta a las obligaciones de conservación del expediente que establece la NOM-004-SSA3-2012.

11 Cookies y tecnologías similares

Jelfen no utiliza cookies de publicidad, analítica ni rastreo de terceros. Únicamente utilizamos:

• Una cookie de sesión: estrictamente necesaria para mantener tu autenticación y operar la plataforma. No puede desactivarse sin cerrar tu sesión.
• Una cookie local de interfaz: recuerda preferencias visuales del servicio (por ejemplo, el estado del menú lateral).

No recabamos datos de navegación con fines publicitarios ni compartimos información de tu uso con redes de anuncios. Si en el futuro implementamos herramientas de analítica, actualizaremos este aviso y te lo notificaremos.

12 Datos de menores

Los expedientes pueden incluir datos de pacientes menores de edad. En ese caso, el tratamiento se realiza a través del tutor o representante legal, quien otorga el consentimiento y la firma en los documentos correspondientes. La clínica es responsable de contar con dicho consentimiento conforme a la normativa aplicable.

13 Cambios a esta política

Podemos actualizar este aviso para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Los cambios se publican en esta página con su fecha de entrada en vigor; los cambios relevantes se te notifican por correo o dentro de la plataforma. El uso continuado del servicio después de la publicación implica la aceptación del aviso actualizado.

14 Contacto

Para cualquier duda sobre esta política o el tratamiento de tus datos, escríbenos: