Al crear una cuenta o usar la plataforma Jelfen (en adelante, "Jelfen" o "el servicio"), aceptas estos Términos y condiciones. Léelos con atención: definen el uso del servicio y la responsabilidad de cada parte. Si no estás de acuerdo con alguna de sus cláusulas, no uses el servicio.
01 Aceptación de los términos
Al acceder o utilizar Jelfen aceptas estos Términos y condiciones, el Aviso de privacidad y cualquier documento complementario que publique el servicio. Si utilizas Jelfen en nombre de una clínica, consultorio u organización, declaras que cuentas con la facultad de aceptar estos términos en nombre de dicha organización.
Estos términos se aplican a todos los usuarios del servicio: administradores, dentistas, personal clínico y cualquier persona autorizada a acceder a una cuenta.
02 Definiciones
- Plataforma o Servicio: el sistema de gestión clínica dental Jelfen, incluyendo sus módulos de expediente clínico, odontograma, consentimientos informados, formularios clínicos, fotografías, planes de tratamiento, agenda, cobros y generación de documentos.
- Clínica: la persona física o moral que contrata o utiliza el Servicio para la prestación de servicios de salud dental y que es responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes.
- Personal: los usuarios autorizados por la Clínica (propietario, administrador, dentista, asistente o recepcionista) que acceden al Servicio.
- Paciente: la persona física cuyos datos y expediente clínico son capturados por la Clínica en el Servicio.
- Plan: el nivel de servicio contratado (Gratuito, Solo, Clínica o Enterprise), con las características, límites y condiciones publicados en la página de precios.
- Modo archivo: la condición en la que queda el expediente de una Clínica que cancela su Plan de pago: se conserva íntegro y en solo lectura, conforme a lo dispuesto en la cláusula 10.
- Datos sensibles: los datos personales que conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) merecen protección reforzada, en particular los datos de salud.
03 El servicio y su disponibilidad
Jelfen es un sistema de gestión clínica dental en la nube que permite administrar expedientes clínicos, odontogramas, consentimientos informados, planes de tratamiento, agenda de citas, cobros y documentos clínicos en formato PDF.
Jelfen se ofrece tal cual y según disponibilidad. Si bien el servicio está diseñado para apoyar el cumplimiento de la NOM-004-SSA3-2012, la responsabilidad del contenido y la validez legal de los expedientes y documentos es siempre del usuario y de la clínica, no de Jelfen.
Haremos esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible. No obstante, el acceso puede interrumpirse por mantenimientos programados (de los que procuraremos avisar con anticipación), por fallas de terceros (conectividad, energía, proveedores de infraestructura) o por causas de fuerza mayor. Jelfen no garantiza disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores.
04 Elegibilidad y capacidad
- Debes ser mayor de edad y tener capacidad legal para celebrar estos términos.
- El servicio está dirigido a profesionales de la salud dental y al personal autorizado de clínicas en México. Los profesionales que utilicen el servicio para ejercicio clínico declaran contar con la cédula profesional y permisos exigidos por la legislación mexicana.
- Si creas una cuenta en nombre de una clínica, declaras que tienes facultades para obligarla, incluyendo la contratación de planes de pago.
- Jelfen puede verificar, rechazar o suspender un registro si detecta información falsa o un uso contrario a estos términos.
05 Cuenta y registro
- Debes proporcionar información verdadera, completa y actualizada al crear tu cuenta, y mantenerla actualizada mientras la uses.
- La verificación de tu correo electrónico es obligatoria para activar la cuenta. Recomendamos activar la autenticación de dos factores (2FA) para proteger el acceso.
- Eres responsable de la confidencialidad de tu contraseña y de toda actividad realizada con tu cuenta. Las cuentas son personales e intransferibles: no compartas credenciales con otras personas.
- Debes notificarnos de inmediato cualquier uso no autorizado de tu cuenta ensoporte@jelfen.com.
- La persona responsable de la cuenta de una Clínica (propietario o administrador) es responsable de asignar los roles del personal y de las acciones realizadas por este en el servicio.
- Jelfen puede rechazar o suspender un registro si detecta información falsa o un uso contrario a estos términos.
06 Uso del servicio
Te comprometes a usar Jelfen solo para fines legítimos de gestión clínica. No puedes:
- Revender, subarrendar o distribuir el servicio, en todo o en parte, sin autorización escrita.
- Intentar acceder a cuentas, expedientes o datos de otras clínicas o pacientes, o extraerlos con fines ajenos a la operación de tu propia clínica.
- Realizar ingeniería inversa, extraer el código fuente, interferir con la operación del servicio ni automatizar su uso de forma que lo degrade.
- Subir contenido ilegal, difamatorio o que viole los derechos de terceros, o introducir programas maliciosos.
- Usar el servicio para almacenar datos fuera de un marco de uso clínico legítimo o con fines distintos a los previstos en estos términos.
- Suplantar la identidad de otra persona, profesional o clínica.
El incumplimiento de estas reglas puede resultar en la suspensión inmediata de tu cuenta y, cuando aplique, en el reporte a las autoridades competentes.
07 Datos clínicos y cumplimiento NOM-004
Los expedientes clínicos registrados en Jelfen son responsabilidad del titular de la cuenta y de su clínica. La clínica es responsable de que el contenido sea veraz, completo y cumpla con la NOM-004-SSA3-2012 y demás normativa aplicable.
- Los consentimientos informados firmados en la plataforma quedan vinculados al expediente con fecha, hora e identificación del firmante.
- Las notas de evolución son inmutables una vez guardadas: no se pueden editar ni eliminar, solo complementar.
- El odontograma es de carácter histórico y acumulativo: los registros anteriores no se sobrescriben.
- Las fotografías clínicas (incluidas radiografías) y los consentimientos firmados son parte del expediente y no pueden eliminarse.
- Los documentos PDF generados llevan membrete de la clínica y, cuando se configura, marca de agua.
- Es responsabilidad de la clínica conservar copias de respaldo y cumplir los plazos de conservación del expediente que exige la norma.
Jelfen no es un servicio de salud ni sustituye el criterio médico o el diagnóstico del profesional. Jelfen tampoco es responsable de la validez jurídica de un documento frente a autoridades o seguros.
08 Obligaciones de la clínica como responsable del tratamiento
Conforme a la LFPDPPP y a la Ley General de Salud, la Clínica es la responsable del tratamiento de los datos personales de sus pacientes, incluidos los datos sensibles de salud. Por ello, la Clínica se obliga a:
- Contar con su propio aviso de privacidad y ponerlo a disposición de cada paciente antes de capturar sus datos en el servicio.
- Obtener el consentimiento informado previo del paciente para la atención y, cuando aplique, el consentimiento expreso por escrito para el tratamiento de datos sensibles, así como el consentimiento del padre, madre o tutor para pacientes menores de edad.
- Verificar la identidad de la persona que firma consentimientos y garantizar que la firma corresponde al paciente o a su representante legal.
- Atender los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) de sus pacientes, canalizándolos a Jelfen en la medida que sea necesario.
- Garantizar que el personal con acceso a expedientes está autorizado y sujeto a obligaciones de confidencialidad.
- Responder ante sus pacientes y ante las autoridades por la práctica clínica, la veracidad de la información capturada y el cumplimiento de la normativa sanitaria, fiscal y de datos personales que le sea aplicable.
09 Planes, precios y facturación
Los planes, precios, límites y condiciones de facturación se publican en la página de precios de Jelfen y pueden actualizarse periódicamente. Al contratar un plan de pago aceptas pagar el importe correspondiente al ciclo elegido.
- Los precios se expresan en pesos mexicanos (MXN) e incluyen o desglosan los impuestos aplicables (IVA) conforme a la facturación vigente.
- Los planes Solo y Clínica ofrecen un periodo de prueba de 14 días, una única vez por Clínica. Al concluir el periodo de prueba sin conversión a plan de pago, el servicio continúa en el plan Gratuito.
- Las suscripciones se cobran por adelantado mediante pasarelas de pago autorizadas y se renuevan automáticamente al final de cada ciclo, salvo cancelación previa conforme a la cláusula 10.
- Los precios pueden cambiar; los cambios se aplican al siguiente ciclo de facturación y se comunican con al menos 30 días de anticipación por correo electrónico. Si no aceptas el cambio, puedes cancelar antes de su entrada en vigor.
- Eres responsable de registrar correctamente los datos fiscales (RFC) de tu Clínica para la emisión de comprobantes.
- Si un pago no se acredita, el servicio puede suspenderse hasta regularizar el adeudo.
- Los cobros que registres a tus pacientes en el servicio se realizan por tu cuenta y no se procesan ni garantizan por Jelfen.
10 Cancelación y modo archivo
Puedes cancelar tu plan en cualquier momento desde el portal de facturación del servicio o escribiendo a soporte@jelfen.com. La cancelación es efectiva al terminar el periodo ya pagado; no se realizan reembolsos parciales por periodos no utilizados, salvo disposición legal aplicable o error de facturación imputable a Jelfen.
Al cancelar, tu Clínica pasa al plan Gratuito en modo archivo: tu expediente completo (historia clínica, odontograma, fotografías, radiografías, consentimientos firmados, formularios y documentos PDF) se conserva íntegro y en solo lectura, sin costo adicional y sin fecha de borrado. Esta conservación responde a las obligaciones de retención del expediente clínico de la NOM-004-SSA3-2012 (mínimo 5 años) y del costo de almacenamiento que Jelfen absorbe.
Si decides cerrar definitivamente tu Clínica en el servicio, los expedientes clínicos no se eliminan y se conservan conforme a la NOM-004; solo se eliminan los elementos de identidad de la clínica (logotipo, membrete y marca de agua). La purga física de los expedientes de clínicas cerradas únicamente procede una vez transcurridos al menos cinco años desde el cierre.
Los pagos recibidos por tu Clínica de sus pacientes no son reembolsables por Jelfen, pues constituyen cobros directos de tu práctica profesional.
11 Propiedad intelectual
El software, la interfaz, las marcas, logotipos, textos y demás elementos del servicio son propiedad de Jelfen o de sus licenciantes. Al usar el servicio se te otorga una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para usarlo conforme a estos términos.
La información que registres en Jelfen (expedientes, notas, documentos, logos de clínica) sigue siendo tuya y de tu clínica. No reclamamos propiedad sobre tus datos. Nos concedes una licencia limitada para procesar, almacenar y respaldar dicha información con el fin de prestarte el servicio y cumplir obligaciones legales.
12 Privacidad y datos personales
El tratamiento de tus datos personales, incluidos los datos de pacientes, se describe en elAviso de privacidad de Jelfen. Al usar el servicio declaras que has leído y aceptado dicho aviso, y que cuentas con los consentimientos necesarios para capturar y procesar los datos que registras.
Los datos de salud son información sensible: su tratamiento se realiza bajo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y la normativa sectorial aplicable.
13 Servicios de terceros
El servicio integra proveedores externos para su operación, entre ellos pasarelas de pago para la suscripción (Stripe), almacenamiento de archivos en la nube y envío de correos electrónicos. Estos proveedores tienen sus propios términos y políticas, y Jelfen no es responsable de sus fallas, su disponibilidad ni del tratamiento que hagan de la información conforme a sus propias políticas.
Si inicias sesión con tu cuenta de Google o de Apple, se aplican también los términos y políticas de esos proveedores. El procesamiento de pagos con tarjeta se sujeta a los términos de la pasarela correspondiente; Jelfen no almacena los datos de tu tarjeta.
14 Limitación de responsabilidad
En la medida máxima permitida por la ley, Jelfen no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes derivados del uso o la imposibilidad de uso del servicio, incluidos lucro cesante, pérdida de datos o interrupción del negocio.
La responsabilidad total de Jelfen por cualquier reclamo relacionado con el servicio no excederá el importe pagado por el usuario durante los tres meses anteriores al hecho que originó el reclamo o, para los usuarios del plan Gratuito, la cantidad de $1,000.00 MXN. Nada en estos términos limita la responsabilidad que no puede limitarse por ley.
Jelfen no es responsable de: (a) la práctica clínica, el diagnóstico o el tratamiento realizado por la Clínica; (b) la relación entre la Clínica y sus pacientes; (c) la validez jurídica de documentos ante autoridades o seguros; (d) las fallas de servicios de terceros; ni (e) el uso indebido del servicio por el personal de la Clínica.
Cualquier reclamación derivada de estos términos deberá notificarse a Jelfen dentro de los 30 días naturales siguientes a los hechos que la originen, salvo disposición legal imperativa.
15 Indemnización
La Clínica defenderá, indemnizará y mantendrá indemne a Jelfen, sus directivos, empleados y colaboradores frente a cualquier reclamación, demanda, multa o gasto (incluidos honorarios legales razonables) derivados de: (a) el uso del servicio por la Clínica o su personal; (b) el tratamiento de datos personales de pacientes por la Clínica o la violación de la LFPDPPP, la Ley General de Salud o las normas oficiales mexicanas aplicables; (c) la práctica profesional y la relación con sus pacientes; y (d) la infracción de derechos de terceros.
16 Suspensión y terminación
Jelfen puede suspender o terminar tu acceso al servicio si violas estos términos, si usas el servicio de forma fraudulenta o ilegal, si no regularizas un adeudo dentro de los 10 días siguientes al aviso, o si se detecta un riesgo para la seguridad o integridad de los datos. Cuando sea razonablemente posible, se te notificará por correo electrónico.
Al terminar la cuenta, se revocan todos los derechos de uso. La terminación no te exime de los pagos devengados. Podemos conservar copias de respaldo por los periodos que exija la ley o la operación técnica; los expedientes clínicos se conservan conforme a la NOM-004 y a la cláusula 10. Las cláusulas 8, 12, 14, 15, 20 y 21 sobreviven a la terminación.
17 Notificaciones
Todas las notificaciones entre las partes se harán por correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta o al correo de contacto de la Clínica, y se considerarán válidamente realizadas 24 horas después de su envío. Es tu responsabilidad mantener actualizado tu correo de contacto y revisarlo.
18 Cesión
No podrás ceder ni transferir tus derechos u obligaciones derivados de estos términos sin el consentimiento previo por escrito de Jelfen. Jelfen podrá ceder estos términos a un sucesor en caso de fusión, adquisición o venta de la empresa, con notificación previa.
19 Cambios a estos términos
Podemos actualizar estos Términos y condiciones para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Los cambios se publican en esta página con su fecha de entrada en vigor. Si el cambio es relevante, se te notificará por correo o dentro del servicio.
El uso continuado de Jelfen después de la publicación de un cambio implica su aceptación.
20 Ley aplicable y jurisdicción
Estos términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Cualquier controversia relacionada con el servicio se someterá a la jurisdicción de los tribunales competentes de la Ciudad de México, renunciando las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles. El tratamiento de datos personales se sujeta a la LFPDPPP y demás normativa aplicable en la materia.
21 Disposiciones generales
- Divisibilidad: si alguna cláusula de estos términos resultara inválida o inejecutable, las demás conservan su validez.
- Integridad: estos términos y el Aviso de privacidad constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto del servicio.
- Renuncia: la falta de exigencia de una cláusula no constituye renuncia a ella ni a las demás.
- Idioma: la versión en español de estos términos prevalece sobre cualquier traducción.
- Sobrevivencia: las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir permanecen vigentes tras la terminación del servicio.
22 Contacto
Para dudas sobre estos términos, tu cuenta o tus datos, escríbenos: